1. Introduction

1.1 Histoire et raison d'être de Jarvis

En cours de rédaction.

1.2 Intégrations

Google Calendar, Google Tasks, Zoom, Google Meet, Telegram, OpenAI, Resend.

1.3 Autres informations

Multi-tenant, isolation des données.

2. Création de votre compte et premier accès

Avant tout, un mot rapide sur la mise en route : pour garder une qualité de service en phase de test, l'accès à Jarvis n'est pas ouvert publiquement. Vous êtes invité à utiliser l'outil après un rendez-vous d'onboarding avec Marco Lopez, qui débloque votre adresse e-mail et vous accompagne pour la première connexion. Une fois cet accès débloqué, la suite se fait en autonomie en ~5 minutes.

2.1 Récupérer son identifiant Telegram

Avant de créer votre compte sur le site, il vous faut votre Telegram Chat ID, un nombre à 9 chiffres qui permettra au bot Jarvis de reconnaître votre compte Telegram. On le récupère en moins d'une minute via un bot tiers officiel.

2.2 Inscription en ligne (wizard 5 étapes)

Rendez-vous sur adn-jarvis-prod.com et cliquez sur « Créer un compte ». Un formulaire en plusieurs étapes vous accompagne pas à pas. Un bandeau de progression en haut vous indique où vous en êtes.

Cliquez sur « Créer mon compte » à la fin du wizard. Vous êtes immédiatement connecté et redirigé vers votre page Aujourd'hui.

2.3 Première connexion

Pour les sessions suivantes, votre e-mail et votre mot de passe suffisent depuis la page d'accueil du site. Une fois connecté, vous restez identifié pendant 7 jours sur le même appareil ; au-delà, on vous redemandera votre mot de passe par sécurité.

2.4 Mot de passe oublié / Réinitialisation

Pas de panique. Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » et saisissez votre adresse e-mail.

2.5 Lier votre compte à votre Google Calendar

C'est l'étape qui débloque toute la mécanique RDV de Jarvis : sans connexion Google Calendar, Jarvis ne peut ni créer d'événement, ni envoyer d'invitation à vos clients, ni se synchroniser avec votre agenda. À faire dès la première connexion.

3. Présentation des canaux

3.1 Le site web (adn-jarvis-prod.com)

En cours de rédaction.

3.2 Le bot Telegram (@Multitenant_jarvis_adn_bot)

En cours de rédaction.

3.3 Google Calendar (synchronisation bidirectionnelle)

En cours de rédaction.

4. Tour des pages web

Une visite guidée des neuf pages que vous utiliserez au quotidien. Le menu de gauche vous y conduit en un clic ; le titre courant en haut de page rappelle toujours où vous vous trouvez.

4.1 Aujourd'hui (tableau de bord)

La page d'accueil de Jarvis, celle à ouvrir en premier chaque matin. Elle concentre tout ce qui doit attirer votre attention dans la journée.

• Trois chiffres clés en haut : nombre total de contacts, rendez-vous du jour, personnes à relancer.
• Prochains rendez-vous à gauche : un clic sur un créneau ouvre la fiche de préparation (dernier suivi, intérêts patrimoniaux, lien visio, dernières notes).
• Rappels et tâches du jour à droite, classés par priorité, avec en tête tout ce qui est en retard.

4.2 Contacts

La base centrale du CRM. Toutes les personnes que vous suivez se trouvent ici. La liste est filtrable par type (Contacts, Prospects, Clients) et par état d'avancement selon la grille de pipeline du site :

S'y ajoutent quelques statuts hors-parcours : Conjoint, Ancien client, Aucune nouvelle, Consultant, Déjà conseillé. Une recherche par nom, e-mail ou métier est également disponible en haut du tableau.

Un clic sur une ligne ouvre la fiche détaillée, organisée en sept onglets :

• Identité & coordonnées — e-mail, téléphone, conjoint, métier, groupe.
• Parcours — situation pro, potentiel, relation, avancement, intérêts patrimoniaux.
• Dates & RDV — date R0, derniers et prochains suivis, lien Google Calendar.
• Commentaires — dernier RDV, prochain RDV, commentaires globaux.
• Solutions — toutes les solutions du client (Placement, Immobilier, Crédit).
• Réseau — parrainage, nombre de recommandations, encours total.
• Options — suppression de la fiche.

4.3 Agenda

Votre planning visuel, en miroir parfait de votre Google Calendar. Trois vues disponibles : Jour  Semaine (par défaut)  Mois. Les couleurs distinguent les types de rendez-vous selon le code défini dans vos paramètres (pro en visio, présentiel, premier contact C1, perso). Un clic sur un événement ouvre sa fiche de préparation latérale.

4.4 Tâches

Tout ce que vous avez à faire, à un seul endroit. Trois onglets organisent vos tâches :

• Relationnel — rappels de prise de contact, anniversaires, suivis téléphoniques. Synchronisé avec Google Calendar et Google Tasks, donc accessible sur votre téléphone. Seul onglet qui permet de rattacher la tâche à un contact.
• Professionnel — activité métier, en quatre sous-catégories : Analyses, Solutions, Post-RDV pro, Tâches globales.
• Perso — tout ce qui sort de votre activité.

Chaque tâche porte une priorité — P1 urgent, P2 normal (par défaut), P3 faible — et une échéance optionnelle. Un bandeau en haut affiche le total en cours, la répartition par priorité, le prochain délai et le nombre en retard.

Une ligne de saisie rapide en haut de chaque onglet permet de créer une tâche en quelques secondes. Cocher la case à gauche du titre la marque comme terminée (purge automatique au bout de 30 jours).

4.5 Solutions

Le suivi de toutes les solutions patrimoniales mises en place pour vos clients. La liste centrale présente, pour chaque solution, le client associé, le type (Placement, Immobilier, Crédit), le produit et le statut. La recherche couvre le nom de la solution, le client, le type et le produit.

Le statut se modifie directement depuis la pastille, sans ouvrir la fiche :

4.6 Événements

Le pilotage de vos campagnes d'invitation : webinaires, conférences, séminaires, formations. Un menu déroulant en haut liste vos événements en cours et permet de passer de l'un à l'autre. Trois actions principales accompagnent ce sélecteur :  + Nouvel événement, Ajouter des contacts, Supprimer.

Au cœur de la page, un pipeline visuel à huit étapes retrace le parcours d'une invitation :

• SMS d'anticipation
• Invitation envoyée
• Réponse positive
• Appel de confirmation
• Mail de rappel
• Inscription confirmée à la soirée
• Présence le jour J
• Débrief post-soirée planifié

À droite, trois indicateurs remontent automatiquement : Participants, Inscrits, Réponses en attente. Le bouton Voir le tableau contacts ouvre une vue détaillée, idéale pour préparer une session de relances.

4.7 Monitoring

Votre tableau de bord analytique, pour prendre du recul sur l'activité.

• Quatre KPI en haut : Rendez-vous sur la période, Nombre de contacts dans la base, Prospects actifs, Clients du mois.
• Courbe d'évolution centrale, paramétrable en vue jour (7, 30 ou 90 jours) ou en vue mois (3, 6 ou 12 mois), avec choix des séries affichées.
• Donut « Pipeline · répartition » qui visualise la composition de votre base : clients, prospects, autres contacts.
• Lecture rapide en bas : un encadré qui résume en quelques phrases les tendances saillantes du moment.

4.8 Paramètres

Tout ce qui personnalise Jarvis à votre fonctionnement. La page est détaillée point par point dans le chapitre 6 ; en voici la vue d'ensemble :

• Profil consultant — civilité, prénom, nom.
• Couleurs Google Calendar — une couleur par type de RDV (Zoom, présentiel, C1, perso).
• Titres des niveaux R0 à R4 — les libellés que vous voulez voir dans Jarvis selon l'avancement du prospect.
• Outil de visio — choix entre Zoom et Google Meet (les RDV déjà créés ne sont pas affectés).
• Intégrations — connexion Google Calendar, credentials Zoom (si Zoom est choisi).
• Imports CSV — contacts puis solutions, dans cet ordre obligatoire.

4.9 Support

Le canal direct pour nous signaler un bug, demander une amélioration ou poser une question. Tout reste centralisé au même endroit, sans passer par un outil externe.

Le bouton Nouveau ticket ouvre un formulaire avec titre, description, catégorie (Bug, Amélioration, Question, Autre), priorité (Bloquant, Important, Pas urgent) et jusqu'à cinq captures d'écran. Vos tickets s'affichent ensuite en liste, filtrables par statut (Ouvert, En cours, Résolu, Clôturé), catégorie et priorité.

Un clic ouvre la page de discussion du ticket : l'équipe vous répond directement dedans, vous pouvez ajouter des précisions ou joindre de nouvelles captures.

5. Fonctionnalités

5.1 Prendre un rendez-vous

Un rendez-vous se crée de deux façons : en le dictant à Jarvis sur Telegram (le plus rapide, par texte ou message vocal), ou en le créant directement dans Google Calendar. Dans les deux cas, Jarvis met ensuite à jour tout seul la fiche du contact (Prochain RDV, Date R0) et envoie l'invitation par mail.

a) Via Telegram

i. Rendez-vous classique (en visio)

ii. Rendez-vous avec un type (R0 à R4)

iii. Rendez-vous en présentiel (chez le contact)

b) Via Google Calendar

c) Via le site web

La création de rendez-vous depuis le site n'est pas encore disponible : l'agenda web est en lecture seule pour l'instant. Pour créer un rendez-vous, passez par Telegram ou Google Calendar (ci-dessus).

5.2 Modifier un rendez-vous

Un rendez-vous se modifie de la même façon qu'il se crée : en le dictant à Jarvis sur Telegram ou en l'éditant directement dans Google Calendar. Dans les deux cas, la fiche du contact est mise à jour automatiquement et une nouvelle invitation est renvoyée au client.

a) Via Telegram

i. Modification classique (date / heure)

ii. Changement de type de rendez-vous (R0 à R4)

iii. Passage en présentiel

b) Via Google Calendar

c) Via le site web

La modification de rendez-vous depuis le site n'est pas disponible : l'agenda web est en lecture seule. Toute modification de RDV passe par Telegram ou directement par Google Calendar (ci-dessus). Cette règle garantit que toutes les automatisations (réenvoi d'invitation, mise à jour de la fiche contact) sont systématiquement déclenchées.

5.3 Supprimer un rendez-vous

Un rendez-vous se supprime en le demandant à Jarvis sur Telegram ou en l'effaçant directement dans Google Calendar. Dans les deux cas, la fiche du contact est nettoyée automatiquement et un email d'annulation est envoyé au client.

a) Via Telegram

b) Via Google Calendar

c) Via le site web

La suppression de rendez-vous depuis le site n'est pas disponible : l'agenda web est en lecture seule. Toute suppression passe par Telegram ou directement par Google Calendar (ci-dessus). Cette règle garantit que toutes les automatisations (envoi du mail d'annulation, mise à jour de la fiche contact) sont systématiquement déclenchées.

5.4 Ajouter un commentaire après un rendez-vous (feedback post-RDV)

À la fin d'un rendez-vous, Jarvis vous aide à capitaliser ce qui s'est passé en mettant à jour les commentaires de la fiche contact. Trois champs sont distingués : Commentaires dernier RDV (ce qu'il s'est dit), Commentaires prochain RDV (ce qu'il faut préparer pour la suite) et Commentaires globaux (situation générale du contact). Deux façons de saisir : laisser Jarvis vous solliciter sur Telegram à la fin du créneau, ou éditer manuellement la fiche depuis le site.

a) Via Telegram

i. Feedback automatique à la fin du rendez-vous

ii. Ajout manuel d'un commentaire (sans attendre la question)

b) Via le site web

5.5 Ajouter ou modifier un contact

Un contact se crée en quelques secondes, soit depuis le site web (formulaire complet en cinq onglets), soit en le dictant au bot sur Telegram. Les seules informations vraiment obligatoires sont le nom complet et l'adresse e-mail (cette dernière est indispensable pour que Jarvis puisse ensuite créer des invitations Google Calendar à son nom).

a) Via le site web

b) Via Telegram

5.6 Mettre à jour une fiche contact

Identité, Parcours, Dates & RDV, Commentaires, Solutions, Réseau, Options.

a) Via le site web

En cours de rédaction.

b) Via Telegram

En cours de rédaction.

5.7 Lier un conjoint (propagation automatique des dates)

Quand un client et son conjoint sont tous deux dans votre base, vous pouvez les lier l'un à l'autre. Cela vous évite de jongler entre deux fiches non rattachées et, dans le cas d'un couple qui partage la même adresse e-mail, permet à Jarvis de synchroniser automatiquement les dates d'activité (R0, suivis, RDV) entre les deux fiches.

a) Via le site web

5.8 Enregistrer un suivi relationnel (C1 + SMS + appels)

Le suivi relationnel regroupe tous les contacts informels que vous entretenez avec une personne en dehors du parcours structuré R0 → R4 : un appel, un SMS, un café, une rencontre rapide. Le noter dans Jarvis alimente les colonnes « Dernier suivi relationnel » et « Prochain suivi relationnel » de la fiche contact — sans qu'un rendez-vous formel soit nécessaire.

a) Via Telegram

En cours de rédaction.

b) Via Google Calendar (rencontre de type C1)

Le C1 est un premier contact informel — un café, une rencontre, un échange qui n'entre pas encore dans le parcours R0 → R4. Il n'alimente donc pas la colonne « Prochain RDV » mais le suivi relationnel du contact. Sa particularité : il se crée dans Google Calendar en mettant le nom du contact dans le titre de l'événement (et non dans les invités).

c) Via le site web

En cours de rédaction.

5.9 Mettre en place une solution (Cristalliance, PER, etc.)

a) Via le site web

En cours de rédaction.

b) Via Telegram

En cours de rédaction.

5.10 Créer une tâche ou un rappel

Une tâche, c'est tout ce que vous avez à faire et que vous voulez sortir de votre tête : relancer un client, préparer une étude, finaliser un dossier administratif, ou même quelque chose de personnel. Jarvis distingue trois grandes familles qui couvrent des moments différents de votre activité : Relationnel (rappels de prise de contact, suivis téléphoniques, anniversaires), Professionnel (analyses, solutions, post-RDV, pilotage) et Personnel (hors activité). Chaque tâche porte une priorité P1 / P2 / P3 et, en option, une date d'échéance.

a) Via Telegram (Perso / Relationnel / Professionnel, priorités P1/P2/P3)

b) Via le site web

Sur la page Tâches, tout est regroupé pour vous permettre de gérer votre charge de travail d'un coup d'œil.

c) Pousser une tâche vers Google Tasks

Pour les tâches que vous voulez retrouver sur votre téléphone même hors de Jarvis, la synchronisation avec Google Tasks est automatique sur certaines familles. Aucune action de votre part n'est nécessaire.

5.11 Gérer un événement collectif (campagne d'invitation)

a) Via le site web (création + pipeline d'invitations)

En cours de rédaction.

5.12 Consulter ses indicateurs (Monitoring)

a) Via le site web (KPI, sparklines, doughnut, stock prospects)

En cours de rédaction.

5.13 Recevoir le briefing journalier

a) Via Telegram

En cours de rédaction.

5.14 Dicter par la voix (transcription Whisper)

a) Via Telegram

En cours de rédaction.

5.15 Les messages de confirmation (Oui / Non / Modifier)

Pour toute action importante demandée sur Telegram, Jarvis ne fait jamais rien « dans votre dos » : il vous renvoie d'abord un récapitulatif de ce qu'il s'apprête à faire, puis attend votre validation. C'est le filet de sécurité qui évite d'envoyer un rendez-vous à la mauvaise personne ou de créer un doublon. Le récapitulatif se termine toujours par la question « Confirmez-vous ? (Oui/Non/Modifier) ».

Ce garde-fou s'applique aux actions suivantes :

• Création d'un rendez-vous (classique, typé R0 → R4, présentiel) et d'un C1 ;
• Modification et suppression d'un rendez-vous ;
• Création d'un contact, d'une tâche et d'une solution.

6. Paramétrage

Tout ce qui personnalise Jarvis à votre fonctionnement se passe dans la page Paramètres (icône engrenage dans la barre latérale). Une seule page, déroulante du haut vers le bas, organisée en cartes thématiques. La plupart des changements sont enregistrés en un clic.

6.1 Profil consultant (nom, prénom, titre)

Ces informations servent à personnaliser les messages que Jarvis vous adresse (« Monsieur Dupont, votre prochain rendez-vous… ») et figurent dans les communications envoyées aux prospects. Trois champs :

• Civilité / formule — par exemple « Monsieur », « Madame », ou tout autre titre qui vous va.
• Prénom.
• Nom.

Les modifications sont sauvegardées automatiquement via la barre d'enregistrement en bas de page (« Enregistrer les modifications »).

6.2 Couleurs Google Calendar

Vous choisissez la couleur que Jarvis affecte à chaque type d'événement dans votre Google Calendar. C'est votre code visuel personnel pour repérer un type de RDV au premier coup d'œil. Quatre catégories :

• RDV Zoom / visio — défaut Paon.
• RDV présentiel — défaut Flamant rose.
• RDV C1 (informels) — défaut Basilic.
• Perso — défaut Jaune banane.

Pour chaque catégorie, un menu déroulant propose les 11 couleurs standards de Google Calendar : Lavande, Sauge, Raisin, Flamant rose, Banane, Mandarine, Paon, Graphite, Myrtille, Basilic, Tomate. Une pastille visuelle à côté du menu vous montre la couleur sélectionnée.

6.3 Titres personnalisés des niveaux RDV (R0 → R4)

Vous pouvez personnaliser le libellé attaché à chaque type de RDV de votre processus commercial. Cinq champs texte, un par niveau (R0 à R4), avec un badge coloré à côté du champ pour bien identifier le niveau.

Quand vous demandez au bot « prends un RDV R2 avec Jean Dupont demain à 14h », c'est ce libellé personnalisé qui apparaîtra comme titre de l'événement dans Google Calendar (par exemple « Préconisation de la solution - Jean Dupont »). Ce titre permet aussi à Jarvis de reconnaître le niveau d'un RDV créé directement dans Google Calendar.

6.4 Choix de la visioconférence (Zoom / Google Meet)

Vous choisissez ici l'outil que Jarvis utilisera pour générer le lien de visio sur vos prochains RDV professionnels en distanciel. Deux options en cartes cliquables côte à côte : Zoom ou Google Meet.

Cliquez sur l'outil souhaité, puis sur « Enregistrer le choix » qui apparaît à droite. Les rendez-vous déjà créés ne sont pas affectés — seulement les suivants.

6.5 Connexion Google Calendar

Cette section affiche l'état actuel de votre connexion à Google :

• Si vous n'êtes pas connecté : un bouton « Se connecter avec Google » vous lance dans la procédure.
• Si vous êtes connecté : un indicateur vert confirme la connexion, accompagné d'un bouton « Déconnecter » si vous souhaitez révoquer l'accès.

6.6 Connexion Zoom (credentials personnels)

Cette section ne s'affiche que si vous avez choisi Zoom en visioconférence par défaut (§ 6.4). Vous y renseignez les cinq identifiants de votre compte Zoom Server-to-Server OAuth :

• Account ID
• Client ID
• Client Secret (sensible — stocké chiffré dans la base)
• Email du compte hôte Zoom
• Secret Token (facultatif, sensible — stocké chiffré)

Une fois enregistré via le bouton « Enregistrer Zoom », un indicateur vert « Zoom » confirme que la configuration est active, avec un bouton « Modifier » si vous voulez mettre à jour une valeur plus tard.

6.7 Connexion Telegram (chat ID)

Le Telegram Chat ID est l'identifiant qui permet au bot Jarvis de reconnaître votre compte Telegram. Il est renseigné à la création de votre compte Jarvis, à l'étape 2 du wizard d'inscription, et n'est pas modifiable depuis la page Paramètres.

Si vous avez besoin de changer votre Chat ID (par exemple parce que vous avez changé de compte Telegram), ouvrez un ticket de support via la page Support (§ 7.1) — la mise à jour se fait côté équipe pour éviter qu'un compte soit accidentellement détourné.

6.8 Imports CSV (contacts + solutions)

Si vous arrivez sur Jarvis avec un historique existant (depuis Notion ou un autre CRM), vous pouvez importer vos données en deux temps depuis cette section. Pour chaque type d'import, une zone « Glissez votre fichier .csv ici » vous permet soit de glisser-déposer le fichier, soit de cliquer pour parcourir vos fichiers.

Format attendu : 1 ligne par contact / solution, séparateur virgule, encodage UTF-8.

À l'issue de l'import, un message vous indique combien de lignes ont été traitées. Si certaines lignes ont posé problème (e-mail invalide, conjoint introuvable, doublon, etc.), un bouton « Voir les problèmes » ouvre un tableau récapitulatif où chaque ligne en erreur est listée avec la raison et une action proposée pour la corriger.

6.9 Couleur Google « perso » à exclure de l'agenda

La couleur « Perso » définie en § 6.2 a un rôle particulier : c'est le code visuel qui indique à Jarvis qu'un événement de votre Google Calendar n'a rien à voir avec votre activité de gestionnaire de patrimoine et doit donc être ignoré par la synchronisation.

C'est pratique pour garder un seul agenda Google sans avoir à séparer pro et perso dans deux calendriers distincts. Le choix de la couleur exacte (Jaune banane par défaut, mais vous pouvez en choisir une autre) se fait dans le menu « Perso » de la section Couleurs Google Calendar (§ 6.2).

7. Support et ticketing

7.1 Ouvrir un ticket de support (avec pièce jointe ≤ 5 MB)

En cours de rédaction.

7.2 Ajouter un commentaire à un ticket

En cours de rédaction.

7.3 Suivre l'avancement de ses tickets

En cours de rédaction.

8. Administration (admins uniquement)

8.1 Gérer l'allowlist d'inscription

En cours de rédaction.

8.2 Promouvoir un utilisateur en admin

En cours de rédaction.

8.3 Voir et modérer les tickets de tous les utilisateurs

En cours de rédaction.

9. Solutions aux problèmes courants

9.1 Le bot ne comprend pas ma demande

En cours de rédaction.

9.2 Reconnexion Google chaque lundi

En cours de rédaction.

9.3 RDV créé mais la fiche contact n'est pas mise à jour

En cours de rédaction.

9.4 Mon code de priorité de tâche est refusé (P1/P2/P3 uniquement)

En cours de rédaction.

9.5 Conflit de créneau détecté à la création d'un RDV

En cours de rédaction.

9.6 Ouvrir un ticket de support

En cours de rédaction.

10. Contact et le mot de la fin

En cours de rédaction.